Agentur Eventlabs
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Annika Jungclaus ist Projektmanagerin bei eventlabs, eine der kreativsten Eventagenturen Europas. Zu ihren Kunden zählen unter anderem TUI, Marc Cain, Google und o2. Die Hamburgerin rät Veranstaltern vor allem zu Beginn der Umsetzungsphase, Zeitablaufpläne zu erstellen und alle Genehmigungen so früh wie möglich einzuholen.
Invyte.de: Was ist der Dreh- und Angelpunkt bei der Planung eines Events?
Annika Jungclaus: Definitiv timetables, also Zeitablaufpläne. Nicht nur für den Tag der Veranstaltung, auch für das gesamte Projekt. Fast genau so wichtig: eine Kontaktliste mit Ansprechpartnern und Notfallnummern, falls in letzter Sekunde das Mischpult ausfällt oder die Beleuchtung streikt – wobei wir natürlich immer einen Techniker vor Ort haben. Sobald man weiß, was man mit dem Event erreichen möchte, beginnt die Planung. Der erste Schritt ist meist die Suche nach einer Location, je nach inhaltlichem und finanziellem Rahmen der Veranstaltung.
Invyte.de: Wie findet man eine gute Location?
Jungclaus: Den geeigneten Platz für eine Veranstaltung zu finden, ist oft die schwierigste Hürde. Wir arbeiten viel in Off-Locations, die keine eigene Veranstaltungsinfrastruktur haben. So bieten wir unseren Kunden etwas Besonderes. Um diese Räume zu finden, muss man Augen und Ohren offen halten. Eine Top-Location zu bekommen, ist aber auch eine Kostenfrage. Für einen prunkvollen Veranstaltungssaal für 300 Personen muss man teilweise mit fünfstelligen Beträgen nur für die Miete rechnen.
Invyte.de: Wie lange vorher muss man buchen?
Jungclaus: Die Vorlaufzeit bei der Buchung ist stark von der Jahreszeit abhängig. Zu Weihnachten wird es beispielsweise besonders schwierig, da sind viele Locations sehr gefragt. Es gilt meist: je früher desto besser, idealerweise sind es einige Monate. Wir haben aber auch schon große Events binnen weniger Wochen auf die Beine gestellt.
Invyte.de: Was gibt es bei der Buchung zu beachten?
Jungclaus: Hat man die Location gefunden, gibt es viele Faktoren und scheinbar versteckte Kosten zu bedenken. Ist etwa der Stromverbrauch im Vertrag beinhaltet? Welche Stromanschlüsse gibt es in der Location? Ist eine Garderobe vorhanden? Wird Sicherheitspersonal und Catering bereitgestellt oder muss man dies selbst organisieren? Gibt es ausreichend sanitäre Anlagen und Parkplätze? Wie ist die Müllentsorgung geregelt? All diese Fragen sollten geklärt sein, bevor man den Vertrag unterschreibt. Ein ganz wichtiger Punkt sind auch diverse Genehmigungen, etwa von Stadt und Feuerwehr. Das bloße Anmelden einer Veranstaltung reicht selten aus. Fluchtwege müssen vorgesehen sein, Möbel und anderes Interieur muss etwa eine Brandsicherheit der Stufe B1 aufweisen. Näheres findet sich dazu in der Versammlungsstättenverordnung, die von den jeweiligen Bundesländern erlassen wird.
Invyte.de: Was gibt es beim Catering zu beachten?
Jungclaus: Zuerst muss klar, sein, welchen Service man wünscht. Soll es nur Buffet geben oder auch sogenanntes Flying Food. Das ist erheblich aufwändiger, weil zusätzliches Personal nötig ist und dementsprechend teurer. Das gleiche gilt für Live-Cooking als Showelement. Man sollte über die Auswahl der Speisen und die Anzahl der Portionen pro Person genau nachdenken. Für die Bezahlung berechnen Catering-Firmen in der Regel eine Pauschale pro Gast. Wichtig ist, ausreichend Platz und auch Personal/Köche beim Buffet einzuplanen, um lange Schlangen zu vermeiden. Wenn beim Catering etwas schiefgeht, kann das auch bei einem sonst perfekten Event einen bitteren Nachgeschmack hinterlassen - im wahrsten Sinne des Wortes. Als Veranstalter muss man dem Catering-Unternehmen in jedem Fall die Zeiten der Veranstaltung mitteilen. Also beispielsweise um 19 Uhr ist Start, ab 21 Uhr ist das Buffet eröffnet und spätestens um 23 Uhr ist das Event beendet. Das klingt banal, wird aber oft vergessen. Dann zahlt man doppelt und dreifach für die zusätzlichen Stunden des Personals.
Invyte.de: Welcher Fehler wird am häufigsten begangen?
Jungclaus: Neben dem zu späten Start der Planung hakt es oft am Budget. Häufig werden kleinere Kosten vergessen oder unterschätzt. Das kann später beträchtlich zu Buche schlagen.
Invyte.de: Welche Kosten sind das genau?
Jungclaus: Hauptsächlich Transport-, Kurier-, Reise- und Hotelkosten. Oft braucht man auch Sicherheitspersonal, Nachtwachen und Gebäudeschutzservice. Da beim Aufbau meist Staub oder Schmutz entsteht, sollte man eine Zwischenreinigung vor Veranstaltungsbeginn einplanen. Auch die Dauer von Auf- und Abbau werden oft unterschätzt, so dass hier Mehrkosten für Personal entstehen können. Unbedingt sollte man einplanen, dass auch die gesamte Crew Hunger hat!