Club Waagenbau
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John Schierhorn ist Gründer des Waagenbau Clubs, ein Hamburger Szene-Hotspot, und erfahrener Partyveranstalter. Am Wichtigsten ist für ihn genügend Vorlaufzeit bei der Organisation. Sein Tipp: „Hände weg von Off-Locations“!
Invyte.de: Was ist der häufigste Fehler von privaten Partyveranstaltern?
John Schierhorn: Die meisten kümmern sie sich zu spät um eine geeignete Location. Wer in einem Club oder einem größeren Lokal feiern möchte, muss bei coolen oder angesagten Locations mit bis zu einem halben Jahr Vorlaufzeit rechnen. Vor kurzem bekamen wir im Waagenbau eine Anfrage eine Woche vor dem Termin. Darüber kann man nur milde lächeln.
Invyte.de: Was erhöht die Chancen auf eine gute Location?
Schierhorn: Es spielt schon eine Rolle, wie man anfragt. Per Mail, telefonisch oder persönlich. Mails gehen relativ oft unter, also empfiehlt es sich, direkt zu sprechen. Hartnäckigkeit zahlt sich auf jeden Fall aus.
Invyte.de: Was gibt es zu beachten, wenn man seinen Raum gefunden hat?
Schierhorn: Es gibt verschiedene Arten von Deals mit Clubs und Lokalen, aber kaum jemand wird das Personal aus der Hand geben. Das heißt Bar und Service kommen von der Location, die Einnahmequelle für die Veranstalter ist nur der Eintritt. Sehr oft wird von den Betreibern ein Mindestumsatz pro Gast gefordert womit viele Anfänger über den Tisch gezogen werden. Bei einer normalen Party kann man davon ausgehen, dass jeder Gast Getränke für sechs bis acht Euro konsumiert. Deals mit Mindestverzehr von 15 Euro pro Gast und mehr sind daher schnell Abzocke. Wichtig für Veranstalter ist daher, sich nicht von ihrem Bauchgefühl leiten zu lassen, nach dem Motto: Wenn meine trinkfesten Kollegen mal richtig loslegen... Es gilt, den Enthusiasmus eher zu bremsen und lieber einen Taschenrechner zur Hand zu nehmen. Was den Eintrittspreis betrifft, kann man mit fünf Euro nichts falsch machen. Je nach Exklusivität und Aufwand können es auch acht sein - aber nicht mehr! Auf jeden Fall muss der Deal immer schriftlich fixiert werden und gleich am Abend abgerechnet werden. Dazu gehört auch, dass mindestens einer der Veranstalter nüchtern bleibt, das ist nicht immer selbstverständlich.
Invyte.de: Und wenn man nicht in einem Lokal oder Club feiert?
Schierhorn: Der Aufwand bei sogenannten Off-Locations in Turnhallen, im Freien oder überall sonst wo man außer Fläche nichts zur Verfügung hat, ist tausendmal höher. Ich würde eher davon abraten. Denn es gibt eigentlich zuviel, um das man sich dabei kümmern muss. Das beginnt beim Strom und endet bei Garderobenhaken. Besser ist eine gut organisierte Feier in einer Umgebung, wo die meiste Infrastruktur schon da ist. Dabei sollte man versuchen, schon im Vorhinein, den Weg des Gastes nachzugehen. Gerne vergessen werden kleine Dinge wie Stempelkissen und ausreichend Wechselgeld beim Eintritt.
Invyte.de: Was ist zu beachten, wenn man sich um die Getränke selbst kümmert?
Schierhorn: Bei den Preisen für Kommissionsware gibt es auf jeden Fall Verhandlungsspielraum. Die Listenpreise sind weit von dem entfernt was manchmal möglich ist. Mein Tipp ist, nach Sonderangeboten bei Discountern Ausschau zu halten. Dort werden manche Getränke beinahe zu Einkaufspreisen angeboten. Sonderangebot ist auch das Stichwort für die Preispolitik bei der Party selbst. Es ist durchhaus sinnvoll ein Getränk je nach Zeit etwas günstiger anzubieten, wenn dann sollte man das aber bei Shots, also Kurzen, tun, vorzugsweise am Anfang des Abends.
Invyte.de: Was gibt es zu Sponsoring und Werbung zu sagen?
Schierhorn: Beim Sponsoring würde ich empfehlen, alle Kontakte, die man auftreiben kann, zu nutzen. Fragen kostet nichts, aber man sollte schon die Chancen vorher abwägen. Als unbekannter Veranstalter bei Smirnoff oder Red Bull anzufragen, hat eher wenig Sinn. Beim Klamottenladen um die Ecke hat man aber durchaus Chancen. Dessen Logo packt man auf den Flyer und bekommt dafür ein paar hundert Euro. Flyer sind nämlich immer noch der effizienteste Weg, eine Party zu bewerben. Myspace und andere online Kanäle sind aber auf jeden Fall auch empfehlenswert, da kommt es natürlich auf die Zielgruppe an.
Invyte.de: Hast Du abschließend noch Tipps für alle, die zum ersten Mal eine größere Veranstaltung organisieren?
Schierhorn: Es ist schon vorgekommen, dass Veranstalter am Schluss des Abends praktisch mit leeren Händen da standen, weil das Wechselgeld auf magische Weise verschwunden ist. Dagegen gibt es nur eine Lösung: das Geld darf nur durch so wenig Hände wie möglich laufen. Immer wenn zu viele Leute involviert sind, auch wenn sie noch so vertrauenswürdig sind, wird es unübersichtlich und damit gefährlich. Außerdem ist es wichtig, dass die Security einen festen Ansprechpartner bei den Veranstaltern hat, der auch während der Veranstaltung immer erreichbar sein muss. Und am allerwichtigsten: nie ein Micro ans DJ-Pult stellen, egal wer dann hineinbrüllt, das endet meist katastrophal.