Masterplan
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Eine gute Party startet mit gründlicher Planung
Wenn die Party erst einmal läuft, ist es schwer, Pannen wieder auszubügeln. Erfahrene Veranstalter wiederholen es wie ein Mantra: Planung und Organisation sind der Schlüssel zum Erfolg! Einfach an alles, aber auch alles denken - dabei hilft zum Beispiel, einmal die Räume mit den Augen des Gastes abzugehen. Wichtige Eckpunkte für die Vorbereitung inklusive Zeitplan findest Du unten.
Optimaler Zeitplan
12-19 Wochen vor dem Start:
Termin fix machen. Location bestimmen. Budget berechnen.
8-6 Wochen vor dem Start:
Flyer entwerfen. Getränkeangebot festlegen/Lieferanten suchen. DJ buchen. Mögliche Sponsoren ansprechen und/oder ggf. auch über ein "Social-Sponsoring" sprechen.
5 Wochen vor dem Start:
Tische, Bänke, Stühle organisieren. Kühlschranke besorgen, falls nicht vorhanden. HelferInnen suchen. Technik Equipment bestellen. Security Firma kontaktieren und ggf. eine Begehung der Eventlocation durchführen. Sanitätsdienst organisieren und ggf. eine Begehung der Eventlocation durchführen. Veranstaltung bei der GEMA anmelden.
3-4 Wochen vor dem Start:
Flyer verteilen.
2 Wochen vor dem Start:
Einkaufsliste schreiben. Getränke bestellen.
1 Woche vor dem Start:
Kühlschränke abholen. Plastikbecher, Stempelkissen, Stempel, Bänder, Garderobenbons, Toilettenpapier besorgen. Personal einteilen. Notfallnummern zusammenstellen.
1 Tag vor dem Start:
Einkaufen (Supermarkt), Getränke im Sonderangebot und Eis. Platz oder Raum vorbereiten. Alle elektrischen Anschlüsse prüfen – Sicherungen ausreichend? Sanitäranlagen checken. Sound & Licht testen. Rundgang mit den „Augen des Gastes“.
Am Veranstaltungstag:
Platz oder Partyraum schmücken. Sponsorplakate anbringen. Team instruieren. Security- und Sanitätspersonal einweisen und - ganz WICHTIG - Ansprechpartner festlegen. Ständig erreichbar sein.
Ablauf des Abends
Um den Gästestrom zu steuern, dreht man an den Preisschrauben:
Zum Start der Party kann man entweder
-günstigere Eintrittspreise verlangen oder
-Getränkeaktionen wie eine Happy Hour ankündigen.
Je länger sich die Gäste bei der Veranstaltung aufhalten, desto höher ist der potentielle pro Kopf Umsatz. Achtung: alle Veranstalter sind dem Jugendschutzgesetz verpflichtet: keinen harten Alkohol an Jugendliche! In Verruf geraten und außerdem schwer zu handhaben sind so genannte Flatrate-Parties: Die Gäste bezahlen 15 bis 20 Euro Eintritt. Dafür können sie soviel trinken, wie sie wollen. Logischerweise kippen die Leute bis ans Limit. Die Atmosphäre kippt dann ebenfalls - ins Negative. Der Sicherheitsbedarf ist deutlich höher. Der Vorteil für den Veranstalter: es gibt nur einen Geldtransfer pro Gast, das mindert die Chancen für Betrug und Gratisrunden für Kumpels des Barpersonals. Je öfter Bargeld in die Hand genommen wird, desto weniger wird’s auf wundersame Weise. Auch die vertrauenswürdigsten Helfer können hin und wieder in die eigene Tasche arbeiten. Daher sollte es klare Regeln für Trinkgeld und Gratis-Runden für Bekannte geben. Ein bis zwei Leute vom Veranstaltungsteam verteilen das Wechselgeld und behalten den Kassenstand von Bar und Eintritt im Auge. Beim Eintritt kann mit Stempel oder Bändern gearbeitet werden. Bänder sind teurer, dafür wesentlich fälschungssicherer als Stempel. Bei Veranstaltungen im freien Gelände empfehlen sich Bänder, ansonsten reichen Stempel aus. Unbedingt ausreichend Stempelkissen besorgen! <nowiki>Unformatierten Text hier einfügen</nowiki>
Auf einen Blick
| Vorlaufzeit bei Locations | 4-6 Monate |
| Erwartbarer Umsatz pro Gast | 8-12 Euro (abhängig von Getränkepreisen und Publikum) |
| Akzeptabler Eintrittspreis | 5-8 Euro |
| DJ Gage | 200-400 Euro, bei bekannteren Leuten vierstellig |
| Toilette pro Gast | 1 pro 50 Frauen, 1 pro 80 Männer (inkl. Urinale) |
| Barpersonal pro Gast | 1 pro 100 |
| Wieviele Springer | Anzahl Barleute durch 2, mindestens 2-4 |
| Mindestversicherungsprämie für Veranstalterhaftpflicht | 200 Euro |
| Besucherzahl abschätzen | pro qm Veranstaltungsfläche 1-2 Besucher, je nach Art des Events |
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